Migliore risposta
La risposta di Fergus è ottima se desideri che il testo sia allinterno di una forma. Per aggiungere a questo, se vuoi che il testo racchiuso faccia parte del corpo del testo stesso, e se intendi avere un testo relativamente breve (massimo due caratteri), puoi anche usare la funzione “Racchiudi caratteri” che si trova nella sezione “Carattere “Barra degli strumenti:
Il risultato dellinclusione di” Q “, ad esempio, è il seguente:
Risposta
Come posso impostarlo in modo che cambi o le aggiunte a un documento di Microsoft Word comporteranno modifiche automatiche a un altro documento di Word correlato?
Come osserva Russ Crowley, è possibile, ma potrebbe non essere molto pratico se si dispone di molte contenuto da sincronizzare.
Detto questo, ci sono alcune ragioni molto utili e pratiche per includere il testo collegato nei documenti. Ecco tre esempi che ho utilizzato per i clienti nel corso degli anni.
- Unazienda con più filiali voleva includere indirizzi sempre aggiornati nella loro carta intestata. Ho impostato un documento per mantenere gli indirizzi delle filiali, quindi ho incluso un collegamento al codice di campo IncludeText nellintestazione della prima pagina del modello di lettera aziendale. Quando un indirizzo di filiale cambiava, potevano semplicemente cambiarlo nel master per includerlo automaticamente in qualsiasi nuova lettera. (Tieni presente che lapertura di una lettera precedente lavrebbe aggiornata con il nuovo insieme di indirizzi, quindi per evitare ciò, il modello di documento è stato impostato per “scollegare” il codice del campo IncludeText come parte del salvataggio iniziale.)
- Un manuale sui vantaggi necessario per includere contenuti standard ma aggiornati regolarmente in più posizioni. Analogamente a quanto sopra, il contenuto boilerplate è stato mantenuto in documenti separati e modificato dallautorità responsabile. Allinterno del manuale dei vantaggi, i collegamenti al codice di campo IncludeText garantivano che il contenuto inserito fosse sempre aggiornato. Questo approccio potrebbe essere utilizzato anche per le clausole nei contratti. (Vedi sotto per avvertenze su come mantenere la formattazione diretta allinterno del contenuto di origine.)
- Il contenuto specializzato comunemente necessario veniva tenuto separato dai documenti Word standard per garantire la coerenza ed evitare errori. Per ciascuna di una serie di pubblicazioni era necessario utilizzare un sommario specificamente personalizzato. Il campo Sommario per gestirlo includeva interruttori non disponibili tramite la normale finestra di dialogo di Word e includeva una formattazione specializzata. In quanto tale, era complesso e poteva essere facilmente incasinato inavvertitamente da utenti inesperti. Lho impostato in un documento con contenuto, quindi ho copiato solo il paragrafo del codice di campo TOC per salvarlo in un nuovo documento di Word. Di per sé, questo documento non aveva contenuti per cui creare un sommario, ma un collegamento IncludeText lo avrebbe portato per generare il sommario desiderato utilizzando tutti i suoi interruttori accuratamente predisposti. Un approccio simile potrebbe essere utilizzato per il contenuto boilerplate preparato da un editor di equazioni.
Con uno qualsiasi dei precedenti, è necessario essere consapevoli di come Word gestirà la formattazione e laggiornamento del contenuto in arrivo .
Se utilizzi Inserisci> Parti rapide> Campo … e scegli il codice del campo IncludiTesto, vedrai una finestra di dialogo Campo come questa:
- È necessario inserire il nome del file o lURL: se il documento di origine si trova nella stessa cartella, il nome del file è sufficiente; in caso contrario, sarà necessario includere tutte le informazioni sul percorso necessarie affinché listanza di Word dellutente possa accedere al file.
- Le opzioni di formato possono essere utilizzate per ignorare il caso nel documento in arrivo, se necessario per quello (forse “maiuscolo” per legale?) .
- Linsieme di opzioni di campo è un po oscuro e aggiungerà interruttori a il codice di campo IncludeText (alcuni sono scarsamente documentati).
- Per impostazione predefinita, qualsiasi codice di campo nel documento di origine verrà portato nel documento di destinazione e aggiornato al suo interno. Questo è essenziale per il mio esempio n. 3, perché il codice del campo TOC in arrivo dovrà essere aggiornato per utilizzare il contenuto dellintestazione del documento di destinazione. Tuttavia, se un documento di origine nel mio esempio n. 2 dovesse includere un codice di campo SaveDate per mostrare la data dellultima modifica ufficiale a una norma, il risultato rifletterebbe la data di salvataggio del tuo target . Per evitare ciò, devi attivare lopzione “Impedisci laggiornamento dei campi”. Ciò aggiungerebbe un \! interruttore al codice di campo per utilizzare il risultato del codice di campo nella sorgente documento invece di includerlo come codice di campo nel documento di destinazione.
- Lopzione “Convertitore di testo” consente di specificare il nome di un convertitore Microsoft da utilizzare per convertire il testo in arrivo. Se includi contenuti da un altro documento di Word o come testo normale, non ne avrai bisogno. (In caso contrario, sarà necessario effettuare una ricerca per trovare il nome in codice per il convertitore necessario.)
- Le altre 3 opzioni sono così specializzate che non giustificano alcuna spiegazione nel altrimenti utile support pag e sul codice del campo IncludeText!
- Se lasci attivata lopzione “Mantieni formattazione durante gli aggiornamenti” (impostazione predefinita), il \ * MERGEFORMAT verrà aggiunto al codice di campo. Ciò garantirà che la formattazione applicata nel documento di destinazione sovrascriverà la formattazione dal documento di origine. La chiave qui è la formattazione “diretta”: se il tuo documento di origine include una frase rossa in grassetto al suo interno – diciamo per enfatizzare una nuova clausola – ma nel documento di destinazione hai selezionato il contenuto per applicare il colore automatico e non in grassetto. Con questa opzione attivata, qualsiasi aggiornamento successivo perderebbe qualsiasi formattazione negli aggiornamenti futuri.
- Tuttavia, lutilizzo di questa opzione presenta un problema: se si applica uno stile diverso al contenuto in arrivo, il \ * MERGEFORMAT switch manterrebbe qualsiasi formattazione diretta dallorigine, ma non sovrascriverebbe lo stile. Tuttavia, se sia di origine che di destinazione utilizzano gli stessi stili con nome, il contenuto utilizzerà le definizioni di stile per il documento di destinazione (come dovrebbe).
Attenzione: questo è un argomento con una curva di apprendimento potenzialmente ripida se non hai familiarità con come funzionano i codici di campo e come vengono aggiornati nei documenti di Word. Alcune funzionalità funzionano in modo leggermente diverso nelle versioni più recenti di Word, quindi se prevedi di utilizzare queste tecniche, ti consiglio di ricercare attentamente largomento per la tua versione di Word.
Ecco un esempio di come appariva un codice di campo IncludeText come quando ho testato le opzioni “Maiuscolo” e “Impedisci laggiornamento dei campi” dalla finestra di dialogo Campi:
Tieni presente che il nome del file include un percorso assoluto sul mio computer + le opzioni sopra menzionate.