Beste svaret
Fergus ’svar er flott hvis du ønsker at teksten skal være i en form. For å legge til dette, hvis du vil at den vedlagte teksten skal være en del av selve tekstteksten, og hvis du har tenkt å ha relativt kort tekst (maksimalt to tegn), kan du også bruke funksjonen «Lukk tegn» som du finner på «Font ”Verktøylinjestripe:
Resultatet av å legge inn Q er for eksempel som følger:
Svar
Hvordan kan jeg sette det opp slik at det endres eller tillegg til ett Microsoft Word-dokument vil resultere i automatiske endringer i et annet relaterte Word-dokument?
Som Russ Crowley bemerker, er det mulig, men det er ikke veldig praktisk hvis du har mye innhold som skal synkroniseres.
Når det er sagt, er det noen veldig nyttige og praktiske grunner til å inkludere koblet tekst i dokumenter. Her er tre eksempler jeg har brukt for kunder gjennom årene.
- Et selskap med flere filialer ønsket å inkludere alltid oppdaterte adresser i brevhodet. Jeg satte opp et dokument for å opprettholde filialadressene, og inkluderte deretter en IncludeText-feltkodelink til det i den første sideoverskriften i deres brevbrevmal. Når en grenadresse endret seg, kunne de bare endre den i masteren for å få den automatisk inkludert i et nytt brev. (Vær oppmerksom på at hvis du åpner et eldre brev, vil det oppdatere det til det nye settet med adresser, så for å unngå at dokumentmalen ble satt opp til å «fjerne tilknytning» til IncludeText-feltkoden som del av den opprinnelige lagringen.)
- En fordelhåndbok som trengs for å inkludere standard, men regelmessig oppdatert kjeleplateinnhold på flere steder. I likhet med ovennevnte ble kjeleplatens innhold vedlikeholdt i separate dokumenter, og endret av myndigheten som er ansvarlig for det. Innenfor fordelingshåndboken sørget IncludeText-feltkodekoblinger for at innlagt innhold alltid var oppdatert. Denne tilnærmingen kan også brukes til klausuler i kontrakter. (Se nedenfor for advarsler om å beholde direkte formatering i kildeinnholdet.)
- Vanligvis nødvendig spesialisert innhold ble holdt atskilt fra standard Word-dokumenter for å sikre konsistens og unngå feil. En spesifikt tilpasset innholdsfortegnelse måtte brukes til hver av en serie publikasjoner. TOC-feltet for å administrere det inkluderte brytere som ikke var tilgjengelige gjennom Words normale dialog, og inkluderte spesialisert formatering. Som sådan var det komplekst, og det kunne lett bli ødelagt utilsiktet av uerfarne brukere. Jeg satte den opp i et dokument med innhold, og kopierte deretter bare TOC-feltkodeavsnittet for å lagre det i et nytt Word-dokument. I seg selv hadde dette dokumentet ikke noe innhold å opprette en innholdsfortegnelse for, men en IncludeText-lenke til det ville bringe det inn for å generere ønsket innholdsfortegnelse ved hjelp av alle de nøye utformede bryterne. En lignende tilnærming kan brukes for kjeleinnhold utarbeidet av en ligningseditor.
Med noe av det ovennevnte må du være oppmerksom på hvordan Word vil administrere formatering og oppdatering av innkommende innhold. .
Hvis du bruker Sett inn> Hurtigdeler> Felt… og velger IncludeText-feltkoden, vil du se en feltdialog som denne:
- Filnavnet eller URL-en må oppgis: hvis kildedokumentet ligger i samme mappe, er filnavnet tilstrekkelig; Ellers må du inkludere hvilken stiinformasjon som er nødvendig for brukerens forekomst av Word for å få tilgang til filen.
- Formatalternativene kan brukes til å overstyre saken i det innkommende dokumentet hvis du noen gang har behov for for det (kanskje «Store bokstaver» for lovlig?) .
- Feltalternativene er litt uklare, og vil legge til brytere til feltkoden IncludeText (noen er dårlig dokumentert).
- Som standard vil alle feltkoder i kildedokumentet bli ført inn i måldokumentet ditt og oppdatert i det. Dette er viktig for eksempel 3 mitt, fordi den innkommende TOC-feltkoden må oppdateres for å bruke måldokumentets overskriftsinnhold. Imidlertid, hvis et kildedokument i eksempel 2 mitt skulle inneholde en SaveDate-feltkode for å vise datoen for den siste offisielle endringen av en policy, vil resultatet gjenspeile lagringsdatoen for target dokument i stedet. For å unngå dette, vil du slå på alternativet «Forhindre at felt blir oppdatert». Dette vil legge til en \! bytte til feltkoden for å bruke resultatet av feltkoden i kilden dokument i stedet for å inkludere det som en feltkode i måldokumentet.
- Alternativet “Tekstkonverter” lar deg spesifisere navnet på en Microsoft-omformer som skal brukes til å konvertere den innkommende teksten. Hvis du inkluderer innhold fra et annet Word-dokument eller som ren tekst, trenger du ikke dette. (Hvis ikke, må du undersøke dette for å finne kodenavnet til den nødvendige omformeren.)
- De andre 3 alternativene er så spesialiserte at de ikke garanterer noen forklaring i Microsofts ellers nyttige support pag e om IncludeText-feltkoden!
- Hvis du lar alternativet «Bevar formatering under oppdateringer» slått på (standard), blir \ * MERGEFORMAT bryter vil bli lagt til feltkoden. Dette vil sikre at formatering du bruker i måldokumentet, overstyrer formatering fra kildedokumentet. Nøkkelen her er «direkte» formatering: hvis kildedokumentet ditt inneholdt en fet rød setning i den – si for å understreke en ny klausul – men i måldokumentet ditt valgte du innholdet for å bruke automatisk farge og ikke fet skrift. Når dette alternativet er slått på, vil eventuelle påfølgende oppdateringer miste formateringen i fremtidige oppdateringer.
- Det er en «gotcha» med å bruke dette skjønt: Hvis du brukte en annen stil på det innkommende innholdet, ble * * MERGEFORMAT switch vil beholde direkte formatering fra kilden, men den vil ikke overstyre stilen. Imidlertid, hvis både kilde og mål bruker de samme navngitte stilene, vil innholdet bruke stildefinisjonene for måldokumentet (som det skal).
Forsiktig: Dette er et emne med en potensielt bratt læringskurve hvis du ikke er kjent med hvordan feltkoder fungerer og hvordan de oppdateres i Word-dokumenter. Noen funksjoner fungerer litt annerledes i nyere versjoner av Word, så hvis du planlegger å bruke disse teknikkene, anbefaler jeg deg å undersøke emnet nøye for din versjon av Word.
Her er et eksempel på hva en IncludeText-feltkode så ut som da jeg testet alternativene «Store bokstaver» og «Forhindre at felt blir oppdatert» fra feltdialogen:
Merk at filnavnet inkluderer en absolutt bane på datamaskinen min + bryterne nevnt ovenfor.