Melhor resposta
A resposta de Fergus é ótima se você deseja que o texto esteja dentro de uma forma. Para adicionar a isso, se você quiser que o texto incluído faça parte do próprio corpo do texto, e se você pretende ter um texto relativamente curto (máximo de dois caracteres), você também pode usar a função “Incluir Caracteres” encontrada em “Fonte ”Barra da barra de ferramentas:
O resultado de incluir Q, por exemplo, é o seguinte:
Resposta
Como posso configurá-lo para que mude ou adições a um documento do Microsoft Word resultarão em alterações automáticas em outro documento do Word relacionado?
Como Russ Crowley observa, é possível, mas pode não ser muito prático se você tiver muitos conteúdo a ser sincronizado.
Dito isso, existem alguns motivos muito úteis e práticos para incluir texto vinculado em documentos. Aqui estão três exemplos que usei para clientes ao longo dos anos.
- Uma empresa com várias filiais queria incluir endereços sempre atualizados em seu papel timbrado. Eu configurei um documento para manter os endereços das filiais e, em seguida, incluí um link de código de campo IncludeText para ele no cabeçalho da primeira página do modelo de carta corporativo. Quando o endereço de uma filial fosse alterado, eles poderiam apenas alterá-lo no mestre para que fosse incluído automaticamente em qualquer nova carta. (Observe que abrir uma carta mais antiga iria atualizá-la para o novo conjunto de endereços, para evitar isso, o modelo de documento foi configurado para “desvincular” o código de campo IncluirTexto como parte do salvamento inicial.)
- Um manual de benefícios precisava incluir conteúdo padrão, mas atualizado regularmente, em vários locais. Semelhante ao anterior, o conteúdo clichê foi mantido em documentos separados e modificado pela autoridade responsável por ele. Dentro do manual de benefícios, os links do código de campo IncludeText garantiam que o conteúdo inserido estivesse sempre atualizado. Essa abordagem também pode ser usada para cláusulas em contratos. (Veja abaixo os cuidados sobre como manter a formatação direta no conteúdo de origem.)
- O conteúdo especializado comumente necessário foi mantido separado dos documentos padrão do Word para garantir a consistência e evitar erros. Um índice específico personalizado precisava ser usado para cada uma de uma série de publicações. O campo TOC para gerenciá-lo incluiu opções indisponíveis na caixa de diálogo normal do Word e incluiu formatação especializada. Como tal, era complexo e poderia ser facilmente alterado inadvertidamente por usuários inexperientes. Eu o configurei em um documento com conteúdo e copiei apenas o parágrafo do código do campo TOC para salvá-lo em um novo documento do Word. Por si só, este documento não tinha conteúdo para o qual criar um índice analítico, mas um link IncludeText para ele o traria para gerar o índice analítico desejado usando todas as opções cuidadosamente elaboradas. Uma abordagem semelhante pode ser usada para conteúdo padrão preparado por um editor de equação.
Com qualquer uma das opções acima, você precisa estar ciente de como o Word gerenciará a formatação e atualização do conteúdo recebido .
Se você usar Inserir> Partes rápidas> Campo… e escolher o código de campo Incluir Texto, verá uma caixa de diálogo Campo como esta:
- O nome do arquivo ou URL precisa ser inserido: se o documento de origem estiver na mesma pasta, o nome do arquivo é suficiente; caso contrário, você precisará incluir todas as informações de caminho necessárias para que a instância do Word do usuário acesse o arquivo.
- As opções de formato podem ser usadas para substituir a capitalização no documento de entrada se você precisar para isso (talvez “Maiúsculas” para legal?) .
- O conjunto de Opções de campo é um pouco obscuro e adicionará opções para o código de campo IncludeText (alguns são mal documentados).
- Por padrão, quaisquer códigos de campo no documento de origem serão trazidos para seu documento de destino e atualizados dentro dele. Isso é essencial para o meu exemplo nº 3, porque o código de campo TOC de entrada precisará ser atualizado para usar o conteúdo do cabeçalho do documento de destino. No entanto, se um documento de origem em meu exemplo # 2 incluísse um código de campo SaveDate para mostrar a data da última alteração oficial em uma política, o resultado refletiria a data de salvamento do seu destino documento em vez disso. Para evitar isso, você deve ativar a opção “Impedir que os campos sejam atualizados”. Isso adicionaria uma mudança \! ao código de campo para usar o resultado do código de campo na fonte documento em vez de incluí-lo como um código de campo em seu documento de destino.
- A opção “Conversor de texto” permite que você especifique o nome de um conversor Microsoft a ser usado para converter o texto recebido. Se você estiver incluindo conteúdo de outro documento do Word ou como texto simples, você não precisará disso. (Caso contrário, você precisará pesquisar isso para encontrar o nome do código para o conversor necessário.)
- As outras 3 opções são tão especializadas que não garantem nenhuma explicação em página de suporte e sobre o código do campo IncludeText!
- Se você deixar a opção “Preservar formatação durante as atualizações” ativada (o padrão), o \ * MERGEFORMAT switch será adicionado ao código de campo. Isso garantirá que a formatação aplicada ao documento de destino substituirá a formatação do documento de origem. A chave aqui é a formatação “direta”: se o seu documento de origem incluiu uma frase em negrito em vermelho – digamos para enfatizar uma nova cláusula – mas no seu documento de destino você selecionou o conteúdo para aplicar cor automática e sem negrito. Com esta opção ativada, qualquer atualização subsequente perderia qualquer formatação em atualizações futuras.
- Existe um “pegadinha” em usar isso: se você aplicou um estilo diferente ao conteúdo recebido, o \ * MERGEFORMAT switch manteria qualquer formatação direta da fonte, mas não substituiria o estilo. No entanto, se a origem e o destino usarem os mesmos estilos nomeados, o conteúdo usará as definições de estilo para o documento de destino (como deveria).
Cuidado: este é um tópico com uma curva de aprendizado potencialmente íngreme se você não estiver familiarizado com o funcionamento dos códigos de campo e como são atualizados em documentos do Word. Alguns recursos operam de maneira um pouco diferente nas versões mais recentes do Word, então, se você planeja usar essas técnicas, recomendo que pesquise o tópico cuidadosamente para a sua versão do Word.
Aqui está um exemplo de como era um código de campo IncluirTexto como quando testei as opções “Maiúsculas” e “Impedir que os campos sejam atualizados” da caixa de diálogo Campos:
Observe que o nome do arquivo inclui um caminho absoluto no meu computador + as opções mencionadas acima.