Beste Antwort
Die Antwort von Fergus ist großartig, wenn Sie möchten, dass sich der Text in einer Form befindet. Wenn Sie möchten, dass der eingeschlossene Text Teil des Textkörpers selbst ist und wenn Sie relativ kurzen Text (maximal zwei Zeichen) haben möchten, können Sie auch die Funktion „Zeichen einschließen“ verwenden, die sich in der Schriftart befindet ”Symbolleistenstreifen:
Das Ergebnis des Einschließens von Q lautet beispielsweise wie folgt:
Antwort
Wie kann ich es so einrichten, dass es sich ändert? oder Ergänzungen zu einem Microsoft-Word-Dokument führen zu automatischen Änderungen an einem anderen verwandten Word-Dokument?
Wie Russ Crowley bemerkt, ist dies möglich, aber möglicherweise nicht sehr praktisch, wenn Sie viele haben Zu synchronisierende Inhalte.
Es gibt jedoch einige sehr nützliche und praktische Gründe, verknüpften Text in Dokumente aufzunehmen. Hier sind drei Beispiele, die ich im Laufe der Jahre für Kunden verwendet habe.
- Ein Unternehmen mit mehreren Niederlassungen wollte immer aktuelle Adressen angeben in ihrem Briefkopf. Ich habe ein Dokument eingerichtet, um die Zweigstellenadressen zu verwalten, und dann einen IncludeText-Feldcode-Link in den ersten Seitenkopf ihrer Unternehmensbriefvorlage eingefügt. Wenn sich eine Zweigstellenadresse ändert, können sie diese einfach im Master ändern, damit sie automatisch in einen neuen Brief aufgenommen wird. (Beachten Sie, dass beim Öffnen eines älteren Briefes der neue Adressensatz aktualisiert wird. Um dies zu vermeiden, wurde die Dokumentvorlage so eingerichtet, dass die Verknüpfung des IncludeText-Feldcodes als Teil aufgehoben wird des anfänglichen Speichers.)
- Ein Handbuch mit Vorteilen, das erforderlich ist, um standardmäßigen, aber regelmäßig aktualisierten Inhalt der Boilerplate an mehreren Stellen aufzunehmen. Ähnlich wie oben wurde der Inhalt der Heizplatte in separaten Dokumenten aufbewahrt und von der dafür zuständigen Behörde geändert. Im Leistungshandbuch stellten IncludeText-Feldcode-Links sicher, dass der eingefügte Inhalt immer auf dem neuesten Stand war. Dieser Ansatz könnte auch für Klauseln in Verträgen verwendet werden. (Vorsichtsmaßnahmen zum Beibehalten der direkten Formatierung im Quellinhalt finden Sie weiter unten.)
- Häufig benötigte spezielle Inhalte wurden von Standard-Word-Dokumenten getrennt gehalten, um Konsistenz zu gewährleisten und Fehler zu vermeiden. Für jede einer Reihe von Veröffentlichungen musste ein speziell angepasstes Inhaltsverzeichnis verwendet werden. Das TOC-Feld zum Verwalten enthielt Schalter, die im normalen Word-Dialogfeld nicht verfügbar waren, sowie spezielle Formatierungen. Als solches war es komplex und konnte von unerfahrenen Benutzern leicht versehentlich durcheinander gebracht werden. Ich habe es in einem Dokument mit Inhalt eingerichtet und dann nur den Inhaltsverzeichnis-Feldcode-Absatz kopiert, um es in einem neuen Word-Dokument zu speichern. Dieses Dokument selbst hatte keinen Inhalt, für den ein Inhaltsverzeichnis erstellt werden konnte, aber ein IncludeText-Link dazu brachte es dazu, das gewünschte Inhaltsverzeichnis mit all seinen sorgfältig ausgearbeiteten Schaltern zu generieren. Ein ähnlicher Ansatz könnte für Boilerplate-Inhalte verwendet werden, die von einem Gleichungseditor erstellt wurden.
Bei jedem der oben genannten Schritte müssen Sie wissen, wie Word die Formatierung und Aktualisierung des eingehenden Inhalts verwaltet
Wenn Sie Einfügen> Schnellteile> Feld… verwenden und den Feldcode IncludeText auswählen, wird ein Felddialogfeld wie das folgende angezeigt:
- Der Dateiname oder die URL muss eingegeben werden: Befindet sich das Quelldokument im selben Ordner, ist der Dateiname ausreichend. Andernfalls müssen Sie alle Pfadinformationen angeben, die für die Word-Instanz des Benutzers erforderlich sind, um auf die Datei zuzugreifen.
- Mit den Formatoptionen können Sie den Fall im eingehenden Dokument überschreiben, falls dies jemals erforderlich sein sollte dafür (vielleicht „Großbuchstaben“ für legal?) .
- Die Feldoptionen sind etwas dunkel und fügen Schalter hinzu den IncludeText-Feldcode (einige sind schlecht dokumentiert).
- Standardmäßig werden alle Feldcodes im Quelldokument in Ihr Zieldokument übernommen und darin aktualisiert. Dies ist für mein Beispiel Nr. 3 wichtig, da der eingehende Inhaltsverzeichnis-Feldcode aktualisiert werden muss, um den Überschrifteninhalt des Zieldokuments zu verwenden. Wenn jedoch ein Quelldokument in meinem Beispiel Nr. 2 einen SaveDate-Feldcode enthalten würde, um das Datum der letzten offiziellen Änderung einer Richtlinie anzuzeigen, würde das Ergebnis das Sicherungsdatum Ihres target document. Um dies zu vermeiden, aktivieren Sie die Option „Aktualisieren von Feldern verhindern“. Dies würde dem Feldcode einen \! -Schalter hinzufügen, um das -Ergebnis des Feldcodes in der Quelle zu verwenden Dokument , anstatt es als Feldcode in Ihr Zieldokument aufzunehmen.
- Mit der Option „Textkonverter“ können Sie den Namen eines Microsoft-Konverters angeben, der zum Konvertieren des eingehenden Texts verwendet werden soll. Wenn Sie Inhalte aus einem anderen Word-Dokument oder als schlichten Text einschließen, brauchen Sie dies nicht. (Wenn nicht, müssen Sie dies untersuchen, um den Codenamen für den erforderlichen Konverter zu finden.)
- Die anderen drei Optionen sind so spezialisiert, dass sie keine Erklärung in Microsofts ansonsten hilfreichem Support-Seite e zum IncludeText-Feldcode!
- Wenn Sie die Option „Formatierung bei Updates beibehalten“ aktiviert lassen (Standardeinstellung), wird die \ * MERGEFORMAT wird dem Feldcode hinzugefügt. Dadurch wird sichergestellt, dass die Formatierung, die Sie in Ihrem Zieldokument anwenden, die Formatierung aus dem Quelldokument überschreibt. Der Schlüssel hier ist die „direkte“ Formatierung: Wenn Ihr Quelldokument einen fetten roten Satz enthält – beispielsweise um eine neue Klausel hervorzuheben -, haben Sie in Ihrem Zieldokument den Inhalt ausgewählt, um die automatische Farbe anzuwenden, und keinen fetten. Wenn diese Option aktiviert ist, verlieren nachfolgende Aktualisierungen bei zukünftigen Aktualisierungen jegliche Formatierung.
- Die Verwendung dieser Option hat jedoch ein Problem: Wenn Sie den eingehenden Inhalt mit einem anderen Stil versehen haben, wird \ * MERGEFORMAT switch würde jede direkte Formatierung von der Quelle beibehalten, aber den Stil nicht überschreiben. Wenn jedoch sowohl Quell- als auch Ziel dieselben benannten Stile verwenden, verwendet der Inhalt die Stildefinitionen für das Zieldokument (wie es sollte).
Achtung: Dies ist ein Thema mit einer möglicherweise steilen Lernkurve, wenn Sie nicht mit der Funktionsweise und Aktualisierung von Feldcodes vertraut sind in Word-Dokumenten. Einige Funktionen funktionieren in neueren Versionen von Word etwas anders. Wenn Sie diese Techniken verwenden möchten, empfehlen wir Ihnen, das Thema für Ihre Word-Version sorgfältig zu recherchieren.
Hier ist ein Beispiel dafür, wie ein IncludeText-Feldcode aussah B. als ich die Optionen „Großbuchstaben“ und „Felder daran hindern, aktualisiert zu werden“ im Dialogfeld „Felder“ getestet habe:
Beachten Sie, dass der Dateiname einen absoluten Pfad auf meinem Computer + die oben genannten Schalter enthält.