Nejlepší odpověď
Fergusova odpověď je skvělá, pokud chcete, aby byl text uvnitř tvaru. Chcete-li k tomu přidat, pokud chcete, aby byl přiložený text součástí samotného textu, a pokud chcete mít relativně krátký text (maximálně dva znaky), můžete také použít funkci „Uzavřít znaky“, která se nachází v části „Písmo“. ”Lišta panelu nástrojů:
Výsledek uzavření například„ Q “je následující:
Odpověď
Jak to nastavím, aby se změny nebo přidání jednoho dokumentu Microsoft Word povede k automatickým změnám jiného souvisejícího dokumentu Word?
Jak poznamenává Russ Crowley, je to možné, ale nemusí to být příliš praktické, pokud máte spoustu obsah, který má být synchronizován.
To znamená, že existuje několik velmi užitečných a praktických důvodů pro zahrnutí propojeného textu do dokumentů. Tady jsou tři příklady, které jsem v průběhu let používal pro klienty.
- Společnost s několika pobočkami chtěla zahrnout vždy aktuální adresy v jejich hlavičkovém papíře. Nastavil jsem dokument, který udržuje adresy poboček, a poté jsem do něj zahrnul odkaz na kód pole IncludeText do záhlaví první stránky jejich šablony firemního dopisu. Když se změnila adresa pobočky, mohli ji jednoduše změnit v hlavní jednotce, aby byla automaticky zahrnuta do jakéhokoli nového dopisu. (Upozorňujeme, že otevření staršího dopisu by jej aktualizovalo na novou sadu adres. Aby se tomu zabránilo, byla šablona dokumentu nastavena tak, aby „zrušila propojení“ kódu pole IncludeText jako součást počátečního uložení.)
- Manuál výhod potřebný k zahrnutí standardního, ale pravidelně aktualizovaného obsahu typového štítku na více místech. Podobně jako v předchozím případě byl obsah standardizovaného obsahu udržován v samostatných dokumentech a upraven příslušným orgánem. V příručce s výhodami odkazy na kódy polí IncludeText zajistily, že vložený obsah byl vždy aktuální. Tento přístup by mohl být použit i pro doložky ve smlouvách. (Upozornění týkající se zachování přímého formátování ve zdrojovém obsahu naleznete níže).
- Běžně potřebný specializovaný obsah byl udržován odděleně od standardních dokumentů aplikace Word, aby byla zajištěna konzistence a zabráněno chybám. Pro každou z řady publikací bylo nutné použít speciálně přizpůsobený obsah. Pole TOC pro jeho správu zahrnovalo přepínače nedostupné v běžném dialogovém okně Wordu a zahrnovalo specializované formátování. Jako takový to bylo složité a nezkušení uživatelé jej mohli snadno nechtěně pokazit. Nastavil jsem to v dokumentu s obsahem a poté jsem zkopíroval pouze odstavec kódu pole TOC a uložil ho do nového dokumentu Word. Tento dokument sám o sobě neměl žádný obsah, pro který by mohl vytvořit obsah, ale odkaz na něj IncludeText by jej přivedl ke generování požadovaného obsahu pomocí všech jeho pečlivě vytvořených přepínačů. Podobný přístup lze použít pro základní obsah připravený editorem rovnic.
S některým z výše uvedených bodů si musíte být vědomi toho, jak Word bude spravovat formátování a aktualizaci příchozího obsahu. .
Pokud použijete Vložit> Rychlé části> Pole… a zvolíte kód pole IncludeText, zobrazí se dialogové okno Pole takto:
- Je třeba zadat název souboru nebo URL: pokud je zdrojový dokument ve stejné složce, stačí název souboru; jinak budete muset zahrnout všechny informace o cestě, které budou nezbytné pro instanci uživatele aplikace Word pro přístup k souboru.
- Pomocí možností Formát lze přepsat případ v příchozím dokumentu, pokud budete někdy potřebovat za to (možná „velká písmena“ pro legální?) .
- Sada možností pole je trochu nejasná a přidá přepínače do kód pole IncludeText (některé jsou špatně zdokumentovány).
- Ve výchozím nastavení budou všechny kódy polí ve zdrojovém dokumentu přeneseny do vašeho cílového dokumentu a budou v něm aktualizovány. To je pro můj příklad č. 3 zásadní, protože příchozí kód pole TOC bude nutné aktualizovat, aby bylo možné použít obsah záhlaví cílového dokumentu. Pokud by však zdrojový dokument v mém příkladu č. 2 měl obsahovat kód pole SaveDate pro zobrazení data poslední oficiální změny zásady, výsledek by odrážel datum uložení vašeho místo toho zacílit dokument. Abyste tomu zabránili, zapnuli byste možnost „Zabránit aktualizaci polí“. To by přidalo \! přepnutí na kód pole, aby bylo možné použít výsledek kódu pole ve zdroji dokument místo toho, abyste jej zahrnuli jako kód pole do cílového dokumentu.
- Možnost „Převaděč textu“ umožňuje určit název převaděče Microsoft, který se použije k převodu příchozího textu. Pokud vkládáte obsah z jiného dokumentu Wordu nebo jako prostý text, nebudete to potřebovat. (Pokud ne, budete to muset prozkoumat, abyste našli kódový název potřebného převaděče.)
- Další 3 možnosti jsou tak specializované, že nevyžadují žádné vysvětlení v jinak užitečných stránka podpory o kódu pole IncludeText!
- Pokud ponecháte zapnutou možnost „Zachovat formátování během aktualizací“ (výchozí), \ * MERGEFORMAT přepínač bude přidán do kódu pole. Tím zajistíte, že formátování, které použijete v cílovém dokumentu, přepíše formátování ze zdrojového dokumentu. Klíčem je zde „přímé“ formátování: pokud váš zdrojový dokument do něj vložil tučnou červenou větu – řekněme zdůraznit novou klauzuli -, ale v cílovém dokumentu jste vybrali obsah, který použije automatickou barvu a žádný tučně. Pokud je tato možnost zapnutá, všechny následné aktualizace by ztratily jakékoli formátování v budoucích aktualizacích.
- Existuje však „gotcha“ s použitím tohoto: pokud jste na příchozí obsah použili jiný styl, \ * MERGEFORMAT přepínač zachová jakékoli přímé formátování ze zdroje, ale nepřepíše styl. Pokud však zdroj i cíl používají stejné pojmenované styly, obsah použije definice stylů pro cílový dokument (jak by měl).
Upozornění: Toto je téma s potenciálně strmou křivkou učení, pokud nejste obeznámeni s tím, jak fungují kódy polí a jak jsou aktualizovány v dokumentech Word. Některé funkce fungují v novějších verzích Wordu mírně odlišně, takže pokud plánujete použít tyto techniky, doporučuji vám pečlivě prozkoumat téma pro vaši verzi Wordu.
Zde je příklad toho, jak vypadal kód pole IncludeText jako když jsem testoval možnosti „Velká písmena“ a „Zabránit aktualizaci polí“ v dialogu Pole:
Upozorňujeme, že název souboru obsahuje absolutní cestu v mém počítači + výše uvedené přepínače.