Bedste svar
Fergus svar er fantastisk, hvis du vil have teksten i en form. For at tilføje til dette, hvis du ønsker, at den vedlagte tekst skal være en del af selve tekstteksten, og hvis du har til hensigt at have relativt kort tekst (maksimalt to tegn), kan du også bruge funktionen “Læg tegn”, der findes på “Font” ”Værktøjslinjestribe:
Resultatet af at f.eks. Omslutte Q er som følger:
Svar
Hvordan kan jeg indstille det, så ændringer eller tilføjelser til et Microsoft-orddokument vil resultere i automatiske ændringer til et andet relateret orddokument?
Som Russ Crowley bemærker, er det muligt, men det er måske ikke meget praktisk, hvis du har meget indhold, der skal synkroniseres.
Når det er sagt, er der nogle meget nyttige og praktiske grunde til at inkludere sammenkædet tekst i dokumenter. Her er tre eksempler, jeg har brugt til klienter gennem årene.
- En virksomhed med flere filialer ønskede altid at medtage opdaterede adresser i deres brevpapir. Jeg oprettede et dokument til at opretholde filialadresserne og inkluderede derefter et IncludeText-feltkodelink til det inden for den første sideoverskrift i deres virksomheds brevskabelon. Når en filialadresse blev ændret, kunne de bare ændre den i masteren for automatisk at inkludere den i ethvert nyt bogstav. (Bemærk at åbning af et ældre brev vil opdatere det til det nye sæt adresser, så for at undgå det blev dokumentskabelonen indstillet til at “fjerne link” til IncludeText-feltkoden som del af den oprindelige gemning.)
- En fordelehåndbog, der er nødvendig for at inkludere standard, men regelmæssigt opdateret kedelpladeindhold på flere placeringer. I lighed med ovenstående blev kedelpladens indhold vedligeholdt i separate dokumenter og ændret af den ansvarlige myndighed. I fordelingsmanualen sikrede IncludeText-feltkode-links, at det indsatte indhold altid var opdateret. Denne tilgang kunne også bruges til klausuler i kontrakter. (Se nedenfor for advarsler om bevarelse af direkte formatering inden for kildeindholdet.)
- Almindeligt nødvendigt specialiseret indhold blev holdt adskilt fra standard Word-dokumenter for at sikre konsistens og undgå fejl. En specifikt tilpasset indholdsfortegnelse skulle bruges til hver af en række publikationer. TOC-feltet til at styre det inkluderede switches, der ikke var tilgængelige gennem Words normale dialog og inkluderede specialformatering. Som sådan var det komplekst og kunne let blive ødelagt af uerfarne brugere utilsigtet. Jeg satte det op i et dokument med indhold og kopierede derefter kun TOC-feltkodeafsnittet for at gemme det i et nyt Word-dokument. I sig selv havde dette dokument intet indhold at oprette en indholdsfortegnelse til, men et IncludeText-link til det ville bringe det ind for at generere den ønskede indholdsfortegnelse ved hjælp af alle dets omhyggeligt udformede switche. En lignende tilgang kan bruges til kedelpladeindhold udarbejdet af en ligningseditor.
Med et af ovenstående skal du være opmærksom på, hvordan Word styrer formatering og opdatering af det indgående indhold .
Hvis du bruger Indsæt> Hurtige dele> Felt … og vælg feltkoden IncludeText, vil du se en feltdialog som denne:
- Filnavnet eller URLen skal indtastes: hvis kildedokumentet er i samme mappe, er filnavnet tilstrækkeligt; Ellers bliver du nødt til at medtage de stioplysninger, der er nødvendige for brugerens forekomst af Word for at få adgang til filen.
- Formatindstillingerne kan bruges til at tilsidesætte sagen i det indgående dokument, hvis du nogensinde har brug for det (måske “Store bogstaver” for juridisk?) .
- Sættet med feltindstillinger er lidt uklart og vil tilføje kontakter til feltkoden IncludeText (nogle er dårligt dokumenterede).
- Som standard bringes alle feltkoder i kildedokumentet ind i dit måldokument og opdateres inden i det. Dette er vigtigt for mit eksempel nr. 3, fordi den indgående TOC-feltkode skal opdateres for at bruge måldokumentets overskriftsindhold. Men hvis et kildedokument i mit eksempel nr. 2 skulle indeholde en SaveDate-feltkode for at vise datoen for den sidste officielle ændring af en politik, ville resultatet afspejle gemningsdatoen for din target dokument i stedet. For at undgå dette skal du aktivere indstillingen “Forhindre, at felter opdateres”. Dette vil tilføje en \! switch til feltkoden for at bruge resultatet af feltkoden i kilden dokument i stedet for at medtage det som en feltkode i dit måldokument.
- Indstillingen “Tekstkonverter” giver dig mulighed for at specificere navnet på en Microsoft-konverter, der skal bruges til at konvertere den indkommende tekst. Hvis du inkluderer indhold fra et andet Word-dokument eller som almindelig tekst, behøver du ikke dette. (Hvis ikke, skal du undersøge dette for at finde kodenavnet til den nødvendige konverter.)
- De andre 3 muligheder er så specialiserede, at de ikke garanterer nogen forklaring i Microsofts ellers nyttige support pag e om IncludeText-feltkoden!
- Hvis du lader indstillingen “Bevar formatering under opdateringer” være aktiveret (standard), er \ * MERGEFORMAT switch tilføjes feltkoden. Dette vil sikre, at formatering, du anvender i dit måldokument, tilsidesætter formatering fra kildedokumentet. Nøglen her er “direkte” formatering: hvis dit kildedokument indeholdt en fed rød sætning i den – sig for at understrege en ny klausul – men i dit måldokument valgte du indholdet til at anvende automatisk farve og ikke fed. Når denne indstilling er slået til, mister eventuelle efterfølgende opdateringer enhver formatering i fremtidige opdateringer.
- Der er dog en “gotcha” ved at bruge dette: Hvis du anvendte en anden stil til det indgående indhold, blev \ * MERGEFORMAT switch holder enhver direkte formatering fra kilden, men den tilsidesætter ikke stilen. Men hvis både kilde og mål bruger de samme navngivne stilarter, bruger indholdet stilartsdefinitionerne til måldokumentet (som det skal).
Forsigtig: Dette er et emne med en potentielt stejl indlæringskurve, hvis du ikke er fortrolig med, hvordan feltkoder fungerer, og hvordan de opdateres i Word-dokumenter. Nogle funktioner fungerer lidt anderledes i nyere versioner af Word, så hvis du planlægger at bruge disse teknikker, anbefaler jeg, at du undersøger emnet omhyggeligt for din version af Word.
Her er et eksempel på, hvad en IncludeText-feltkode så ud som når jeg testede valgmulighederne “Store bogstaver” og “Forhindre, at felter opdateres” fra dialogboksen Felter:
Bemærk, at filnavnet inkluderer en absolut sti på min computer + de kontakter, der er nævnt ovenfor.