Paras vastaus
Ferguksen vastaus on loistava, jos haluat tekstin olevan muodon sisällä. Jos haluat lisätä tähän, jos haluat, että oheinen teksti on osa itse tekstiosaa ja jos aiot käyttää suhteellisen lyhyttä tekstiä (enintään kaksi merkkiä), voit käyttää myös Kirjasinten kirjasintoimintoa. ”Työkalurivilista:
Esimerkiksi Q: n liittämisen tulos on seuraava:
Vastaa
Kuinka voin asettaa sen muuttamaan muutoksia tai yhden Microsoft-Word-asiakirjan lisäykset johtavat automaattisiin muutoksiin toiseen liittyvään Word-asiakirjaan?
Kuten Russ Crowley toteaa, se on mahdollista, mutta ei välttämättä ole kovin käytännöllistä, jos sinulla on paljon synkronoitava sisältö.
Siitä huolimatta linkitetyn tekstin sisällyttämiseen asiakirjoihin on joitain erittäin hyödyllisiä ja käytännöllisiä syitä. Tässä on kolme esimerkkiä, joita olen käyttänyt asiakkaillemme vuosien varrella.
- Yritys, jolla on useita sivuliikkeitä, halusi sisällyttää aina ajantasaiset osoitteet heidän kirjelomakkeisiinsa. Asensin asiakirjan sivuliikkeen osoitteiden säilyttämiseksi ja sisällytin sitten siihen IncludeText-kenttäkoodilinkin yrityskirjeiden mallin ensimmäisen sivun otsikkoon. Kun sivuliikkeen osoite muuttui, he voisivat vain muuttaa sen isännässä, jotta se sisällytettäisiin automaattisesti uuteen kirjaimeen. (Huomaa, että vanhemman kirjaimen avaaminen päivittää sen uuteen osoitesarjaan, joten sen välttämiseksi asiakirjamalli asetettiin ”purkamaan linkki” IncludeText-kenttäkoodin osana alkuperäisestä tallennuksesta.)
- Edut käsikirja, joka tarvitaan tavallisen, mutta säännöllisesti päivitettävän kattilatasisällön sisällyttämiseksi useisiin paikkoihin. Kuten edellä, kattilalevyn sisältö pidettiin erillisissä asiakirjoissa, ja siitä vastuussa oleva viranomainen muutti sitä. Etujen käsikirjan SisältöTeksti-kenttäkoodilinkit varmistivat, että lisätty sisältö oli aina ajan tasalla. Tätä lähestymistapaa voitaisiin käyttää myös sopimusten lausekkeisiin. (Katso alla olevat varoitukset suoran muotoilun säilyttämisestä lähdesisällössä.)
- Yleisesti tarvittava erikoissisältö pidettiin erillään tavallisista Word-asiakirjoista johdonmukaisuuden varmistamiseksi ja virheiden välttämiseksi. Kussakin julkaisusarjassa oli käytettävä erityisesti räätälöityjä sisällysluetteloita. TOC-kenttä sen hallitsemiseksi sisälsi kytkimiä, jotka eivät ole käytettävissä Wordin normaalissa valintaikkunassa, ja sisälsi erikoistuneen muotoilun. Sellaisena se oli monimutkainen, ja kokematon käyttäjä voi helposti sekoittaa sen vahingossa. Asetin sen asiakirjaan, jossa oli sisältöä, kopioin sitten vain TOC-kenttäkoodikohdan tallentaaksesi sen uuteen Word-asiakirjaan. Itse asiassa tällä asiakirjalla ei ollut sisältöä, jolle voit luoda sisällysluettelon, mutta sen sisällyttävä IncludeText-linkki toisi sen luomaan halutun sisältöluettelon käyttämällä kaikkia sen huolellisesti muotoiltuja kytkimiä. Samanlaista lähestymistapaa voitaisiin käyttää yhtälöeditorin laatimaan kattolevyn sisältöön.
Kaikilla yllä olevilla on oltava tietoinen siitä, kuinka Word hallitsee saapuvan sisällön muotoilua ja päivitystä. .
Jos valitset Insert> Quick Parts> Field … ja valitset IncludeText-kenttäkoodin, näet seuraavanlaisen Field-valintaikkunan:
- Tiedostonimi tai URL on syötettävä: jos lähdeasiakirja on samassa kansiossa, tiedostonimi riittää; muuten sinun on sisällytettävä tarvittavat polkutiedot, joita käyttäjän Word-ilmentymä tarvitsee päästäksesi tiedostoon.
- Muoto-asetuksia voidaan käyttää korvaamaan saapuvan asiakirjan tapaus, jos tarvitset tälle (ehkä ”Isot kirjaimet laillisille?”) .
- Kenttäasetusten joukko on hieman epäselvä ja lisää kytkimiä IncludeText-kenttäkoodi (jotkut ovat huonosti dokumentoituja).
- Oletusarvoisesti kaikki lähdeasiakirjan kenttäkoodit tuodaan kohdedokumenttiin ja päivitetään siinä. Tämä on välttämätöntä esimerkissä 3, koska saapuva TOC-kenttäkoodi on päivitettävä kohdedokumentin otsikkosisällön käyttämiseksi. Jos kuitenkin esimerkkini # 2 lähdeasiakirja sisältäisi SaveDate-kenttäkoodin, joka näyttää käytännön viimeisen virallisen muutoksen päivämäärän, tulos heijastaa target -asiakirja. Tämän välttämiseksi otat käyttöön Estä kenttien päivittäminen -vaihtoehdon. Tämä lisäisi \! -kytkimen kenttäkoodiin, jotta lähdekoodin tulosta voitaisiin käyttää asiakirja sen sijaan, että sisällytät sen kenttäkoodiksi kohdeasiakirjaasi.
- ”Tekstimuunnin” -vaihtoehdon avulla voit määrittää saapuvan tekstin muuntamiseen käytettävän Microsoft-muuntimen nimen. Jos sisällytät sisältöä toisesta Word-asiakirjasta tai pelkkänä tekstinä, et tarvitse tätä. (Jos ei, sinun on tutkittava tätä löytääksesi tarvittavan muuntimen koodinimi.)
- Muut 3 vaihtoehtoa ovat niin erikoistuneita, etteivät ne aiheuta mitään selitystä Microsoftin muuten hyödylliselle -tukisivu sisällyttää SisältöTeksti-kenttäkoodin!
- Jos jätät Säilytä muotoilu päivitysten aikana -asetuksen päälle (oletus), \ * MERGEFORMAT -kytkin lisätään kenttäkoodiin. Tämä varmistaa, että kohdedokumentissa käyttämäsi muotoilu ohittaa lähdeasiakirjan muotoilun. Tärkeintä tässä on ”suora” muotoilu: jos lähdeasiakirjasi sisälsi lihavoidun punaisen lauseen – sano korostaaksesi uutta lausetta -, mutta kohdedokumentissa valitsit sisällön, joka käyttää automaattista väriä eikä lihavoitua. Kun tämä vaihtoehto on käytössä, kaikki myöhemmät päivitykset menettävät muotoilun tulevissa päivityksissä.
- Tämän käyttämisessä on kuitenkin ”gotcha”: jos valitsit saapuvaan sisältöön toisen tyylin, \ * MERGEFORMAT switch pitää kaikki suorat muotoilut lähteestä, mutta se ei ohittanut tyyliä. Jos kuitenkin sekä lähde että kohde käyttävät samoja nimettyjä tyylejä, sisältö käyttää kohdedokumentin tyylimääritelmiä (kuten sen pitäisi).
Varoitus: Tämä on aihe, jolla voi olla jyrkkä oppimiskäyrä, jos et ole perehtynyt kenttäkoodien toimintaan ja päivitykseen Word-asiakirjoissa. Jotkin ominaisuudet toimivat hieman eri tavalla Wordin uudemmissa versioissa, joten jos aiot käyttää näitä tekniikoita, suosittelen, että tutkit aihetta huolellisesti Word-versiosi suhteen.
Tässä on esimerkki siitä, miltä IncludeText-kenttäkoodi näytti kuten kun testasin Suuri kirjain ja Estä kenttien päivittäminen -asetuksia Kentät-valintaikkunasta:
Huomaa, että tiedostonimi sisältää absoluuttisen polun tietokoneellani ja yllä mainitut kytkimet.