Legjobb válasz
Fergus válasza remek, ha azt szeretné, hogy a szöveg egy alakzatban legyen. Ehhez hozzá kell adni, ha azt szeretné, hogy a mellékelt szöveg maga a szövegtörzs része legyen, és ha viszonylag rövid szöveget (legfeljebb két karaktert) kíván használni, használhatja a „Betűkészlet bezárása” funkciót is, amely megtalálható a „Betűtípus ”Eszköztárcsík:
A Q becsatolásának eredménye például a következő:
Válasz
Hogyan állíthatom be a változásokat vagy egy Microsoft Word dokumentum kiegészítései automatikusan megváltoztatják egy másik kapcsolódó Word dokumentumot?
Ahogy Russ Crowley megjegyzi, lehetséges, de nem túl praktikus, ha sok szinkronizálandó tartalom.
Ennek ellenére van néhány nagyon hasznos és praktikus oka a linkelt szövegnek a dokumentumokba való felvételére. Íme három példa, amelyet az évek során az ügyfelek számára használtam.
- Egy több fiókkal rendelkező vállalat mindig naprakész címeket szeretett volna feltüntetni. a fejlécükön. A fióktelepek karbantartására felállítottam egy dokumentumot, majd a vállalati levélsablon első oldalfejlécébe belefoglaltam egy IncludeText mezőkapcsolatot. Amikor egy fiók címe megváltozott, akkor csak megváltoztathatták a masterben, hogy automatikusan bekerüljön minden új levélbe. (Ne feledje, hogy egy régebbi betű megnyitásával az új címkészlettel frissül, így ennek elkerülése érdekében a dokumentum sablont úgy állították be, hogy az „IncludeText” mezőkódot leválassza részeként a kezdeti mentésből.)
- Előnyös kézikönyv, amelyre szükség van a szokásos, de rendszeresen frissített kazántábla-tartalom több helyre történő beillesztéséhez. A fentiekhez hasonlóan a kazán tartalmát külön dokumentumokban tartották fenn, és az érte felelős hatóság módosította. Az előnyök kézikönyvében az IncludeText mezőkód-hivatkozások biztosították, hogy a beillesztett tartalom mindig naprakész legyen. Ez a megközelítés alkalmazható a szerződések záradékaira is. (Az alábbiakban olvashatja a közvetlen formázás fenntartását a forrás tartalmán belül.)
- Az általában szükséges speciális tartalmakat elkülönítették a szokásos Word-dokumentumoktól, hogy biztosítsák a következetességet és elkerüljék a hibákat. Egy speciálisan testreszabott tartalomjegyzéket kellett használni minden kiadványsorozathoz. A TOC mező a kezeléséhez olyan kapcsolókat tartalmazott, amelyek a Word normál párbeszédpanelén keresztül nem érhetők el, és speciális formázást is tartalmazott. Mint ilyen, összetett volt, és a tapasztalatlan felhasználók könnyen véletlenül elrontották. Beállítottam egy tartalommal rendelkező dokumentumba, majd csak a TOC mezőkód bekezdést másoltam át, hogy elmenthessem egy új Word dokumentumba. Önmagában ennek a dokumentumnak nem volt olyan tartalma, amelyhez tartalomjegyzéket tudott volna létrehozni, de a hozzá tartozó IncludeText link behozta a kívánt tartalomjegyzék előállításához az összes gondosan kidolgozott kapcsoló segítségével. Hasonló megközelítést lehet alkalmazni az egyenletszerkesztő által készített kazán tartalom esetén.
A fentiek bármelyikével tisztában kell lennie azzal, hogy a Word miként kezeli a bejövő tartalom formázását és frissítését. .
Ha a Beszúrás> Gyors alkatrészek> Mező… lehetőséget választja, és az IncludeText mező kódot választja, akkor egy ilyen mező párbeszédpanelt fog látni:
- A fájlnevet vagy URL-t meg kell adni: ha a forrásdokumentum ugyanabban a mappában található, akkor a fájlnév elegendő; különben meg kell adnia minden elérési utat, amelyre szükség lehet a Word felhasználói példányának eléréséhez a fájlhoz.
- A Formátum opciókkal felülbírálhatja az esetet a bejövő dokumentumban, ha bármikor szüksége van rá. ehhez (esetleg „nagybetűs” a jogi?) .
- A Field Options halmaza kissé homályos, és kapcsolókat ad hozzá az IncludeText mezőkód (néhányuk rosszul dokumentált).
- Alapértelmezés szerint a forrásdokumentumban szereplő bármely mezőkód bekerül a céldokumentumba, és azon belül frissül. Ez elengedhetetlen a 3. példámhoz, mert a bejövő TOC mező kódját frissíteni kell a céldokumentum címsorának használatához. Ha azonban a 2. példámban szereplő forrásdokumentum tartalmazna egy SaveDate mező kódot, amely megmutatja a házirend utolsó hivatalos módosításának dátumát, az eredmény a target dokumentum helyett. Ennek elkerülése érdekében kapcsolja be a „Mezők frissítésének megakadályozása” lehetőséget. Ez hozzáadna egy \! kapcsolót a mezőkódhoz, hogy a forráskód eredményét használja a mezőben dokumentum ahelyett, hogy mezőkódként szerepelne a céldokumentumban.
- A „Text Converter” opció lehetővé teszi a bejövő szöveg konvertálásához használandó Microsoft-átalakító nevének megadását. Ha egy másik Word-dokumentum tartalmát vagy egyszerű szövegként tartalmazza, akkor erre nincs szüksége. (Ha nem, akkor ezt meg kell vizsgálnia, hogy megtalálja a szükséges átalakító kódnevét.)
- A másik 3 opció annyira speciális, hogy nem indokol magyarázatot a Microsoft egyébként hasznos támogatási oldal az IncludeText mezőkódról!
- Ha a „Formázás megőrzése a frissítések során” opciót be van kapcsolva (alapértelmezett), akkor a \ * MERGEFORMAT kapcsoló hozzáadódik a mező kódjához. Ez biztosítja, hogy a céldokumentumban alkalmazott formázás felülírja a forrásdokumentum formázását. A legfontosabb itt a „közvetlen” formázás: ha a forrásdokumentumban félkövér piros mondat szerepelt – mondjuk egy új mondat hangsúlyozására -, de a céldokumentumban a tartalmat úgy választotta ki, hogy automatikus színt alkalmazzon, és ne félkövér. Ha be van kapcsolva ez az opció, minden későbbi frissítés elveszít minden formázást a jövőbeli frissítéseknél.
- Ennek ellenére van egy „gotcha”: ha más stílust alkalmazott a bejövő tartalomra, akkor a \ * MERGEFORMAT A kapcsoló megtartaná a közvetlen formázást a forrástól, de nem írná felül a stílust. Ha azonban mind a forrás, mind a cél ugyanazokat a megnevezett stílusokat használja, a tartalom a stílusdefiníciókat használja a céldokumentumhoz (ahogy kell).
Vigyázat: Ez a téma potenciálisan meredek tanulási görbével rendelkezik, ha nem ismeri a mezőkódok működését és frissítését Word dokumentumokban. Bizonyos funkciók kissé eltérően működnek a Word újabb verzióiban, ezért ha ezeket a technikákat tervezi használni, javasoljuk, hogy alaposan tanulmányozza át a témát a Word verziója szempontjából.
Íme egy példa arra, hogy nézett ki egy IncludeText mezőkód mint amikor a „Nagybetűk” és „A mezők frissítésének megakadályozása” opciókat teszteltem a Mezők párbeszédpanelen:
Ne feledje, hogy a fájlnév egy abszolút elérési utat tartalmaz a számítógépemen, valamint a fent említett kapcsolókat.