Beste antwoord
Hoe schrijf je een bedankbrief naar deelnemers na het volgen van een trainingsprogramma?
Goede vraag! Dit soort dingen is moeilijker dan het voor de meeste mensen lijkt.
Je antwoord hangt tot op zekere hoogte af van de leeftijd van de deelnemers. Als het kinderen waren, wil je ervoor zorgen dat je de taal zo direct houdt dat ze net zoveel van de brief kunnen genieten als hun ouders. Ga je gang en gebruik lange woorden, zelfs met kleine kinderen, als je wilt, maar zorg ervoor dat als je lange woorden gebruikt, ze vaak worden gebruikt als het woord mooi. Maar zelfs bij volwassenen is duidelijkheid ideaal.
Over het algemeen zijn drie korte alineas voldoende voor elk publiek.
U kunt beginnen zoals u misschien met de training bent begonnen. Dat kan een peptalk zijn, of hoe je bij de training bent gekomen, je verwachtingen of wat dan ook het meest geschikt lijkt. Als dit een goede gelegenheid voor u was, kunt u beginnen met dankbaarheid.
Met training, of het nu zakelijk, atletisch of wat dan ook is, is het goed om indien mogelijk een hoogtepunt of een doorbraak te noemen. Omdat dat een specifieke vermelding van de training zal zijn, zal de brief persoonlijker zijn en op emotioneel niveau aansluiten bij de trainees. Ik zou echter niet één persoon noemen. Dat zijn gewoon favorieten spelen. Maar als de groep bijvoorbeeld erg betrokken was en veel goede vragen stelde, laat ze dan weten dat je dat erg op prijs stelde. Hetzelfde geldt als het team een overwinning behaalde, of als het emotioneel was hoe je je emotioneel voelde over deze groep (hoewel het niet altijd gepast is om je persoonlijke gevoelens te noemen als het zakelijk is), of als het moeilijk was om hen te laten weten dat je onder de indruk was hoe de groep doorkwam, enz.
Als er geen openstaande momenten waren, is het veilig om iets positiefs over de groep in het algemeen te zeggen. Misschien hebben ze hard gewerkt. Misschien werkten ze goed samen. Misschien was je onder de indruk van hun professionaliteit. Bedenk wat u zou willen horen als u in hun plaats was. Vaak willen mensen aanmoediging, en lof waar lof toekomt. Als je denkt dat de groep voor geweldige dingen bestemd is, vermeld dat dan ook.
Als je hoopt of verwacht verdere training te volgen, kun je de laatste alinea van je brief zorgvuldig gebruiken met een hint of suggestie dat daar zou je van genieten. (Onthoud dat een alinea uit één zin kan zijn.) Iets in de trant van “Ik hoop u volgend jaar allemaal te zien”, is prima. Pas echter op dat u niet te huurling klinkt. Persoonlijk zou ik niets directs vragen zoals “Ik hoop dat je me uitnodigt …” De brief moet zoveel mogelijk gaan over de prestaties en vorderingen van de groep. Het is veel waarschijnlijker dat u wordt teruggevraagd dan wanneer u er rechtstreeks om vraagt, vooral als de groepsleden niet betrokken waren bij het aannemen of accepteren van u als vrijwilliger.
Als alternatief, of in aanvulling op het bovenstaande, is het een goed idee om op een warme manier afscheid te nemen. “Het was een plezier om met iedereen samen te werken.” U hoeft niet uitgebreid te zijn. Wees gewoon oprecht. En als het moeilijk was om met hen samen te werken, betekent dat niet dat je moet liegen. U kunt eerlijk zijn zonder bitter of defensief te klinken. Dit zijn immers zowel leerervaringen voor trainers als voor stagiaires. Maar als je toegeeft dat dit een leerervaring voor je was, waardoor je je te kwetsbaar voelt / klinkt of als je je zorgen maakt dat het klinkt alsof je fouten hebt gemaakt, kun je het kort, eenvoudig en onpersoonlijk houden. “Ik stelde het op prijs om met jullie allemaal samen te werken.”
Als je weg wilt blijven van Met vriendelijke groet, zijn hier enkele alternatieven:
Hoe u een brief afsluit met afsluitende voorbeelden
Het lijkt misschien vreemd dat u zoiets kleins als een afsluitend adres moet beschouwen, maar het is een zeer belangrijk onderdeel van uw brief. Het is de laatste indruk waarmee je ze achterlaat, en daarom moet je er aandacht aan besteden.
Ik hoop dat dit helpt!
Antwoord
Een brief sturen of een e-mail met waardering voor deelnemers aan een trainingsprogramma, vergadering of conferentie kan helpen om uw zakelijke relatie te versterken. Deze communicatie biedt ook een manier om uw professionaliteit te demonstreren, dus de manier waarop u uw boodschap vormgeeft, is belangrijk. Hier zijn enkele richtlijnen om te overwegen.
Gepersonaliseerde begroetingen In plaats van een algemene “voor wie het aangaat” intro, neem de tijd om stuur aparte e-mails of brieven met de naam van elke deelnemer. Dit toont aandacht voor detail en een persoonlijker tintje. Je kunt ook de naam van elke persoon door het bericht van dank gebruiken om een persoonlijkere band met je ontvangers te creëren. Zorg ervoor dat u voor- en achternaam correct spelt en dat u de juiste voorvoegsels gebruikt, zoals Dr. of Prof., om het juiste respect te tonen.
Wees specifiek Verwijs in uw brief naar de details van de bijeenkomst of het trainingsprogramma. Versterk het hoofddoel van de bijeenkomst door uw hoop uit te spreken dat elke deelnemer in staat was om de belangrijkste punten van informatie of best practices weg te nemen. Bespreek uw favoriete momenten van de bijeenkomst en hoe ze u persoonlijk hebben beïnvloed. Als u toekomstige trainingssessies of conferenties plant, kunt u ook informatie verstrekken over deze aanstaande bijeenkomsten om toekomstige belangstelling te wekken.
Welkom toekomstige communicatie Wanneer u uw brief of e-mail beëindigt, voegt u een regel toe waarin u uw hoop op een voortgezette zakelijke relatie bespreekt. Dit kan zo simpel zijn als zeggen dat u uitkijkt naar toekomstige vergaderingen met elke deelnemer. Je einde moet warm en uitnodigend zijn, zodat de lezers de indruk krijgen dat hun deelname echt op prijs wordt gesteld.