Beste antwoord
Het antwoord van Fergus is geweldig als je wilt dat de tekst in een vorm staat. Om hieraan toe te voegen, als u wilt dat de ingesloten tekst deel uitmaakt van de tekst zelf, en als u van plan bent om relatief korte tekst te hebben (maximaal twee tekens), kunt u ook de functie “Tekens insluiten” gebruiken die te vinden is in het “Lettertype”. ”Toolbar strip:
Het resultaat van het omsluiten van Q, bijvoorbeeld, is als volgt:
Antwoord
Hoe kan ik het zo instellen dat veranderingen of toevoegingen aan een Microsoft Word-document zullen resulteren in automatische wijzigingen aan een ander gerelateerd Word-document?
Zoals Russ Crowley opmerkt, is het mogelijk, maar misschien niet erg praktisch als u veel inhoud die moet worden gesynchroniseerd.
Dat gezegd hebbende, er zijn enkele zeer nuttige en praktische redenen om gelinkte tekst in documenten op te nemen. Hier zijn drie voorbeelden die ik in de loop der jaren voor klanten heb gebruikt.
- Een bedrijf met meerdere vestigingen wilde altijd up-to-date adressen opnemen in hun briefhoofd. Ik heb een document opgesteld om de vestigingsadressen bij te houden, en heb vervolgens een veldcodelink voor includeText toegevoegd aan de koptekst van de eerste pagina van hun zakelijke briefsjabloon. Wanneer een filiaaladres veranderde, konden ze het gewoon in de master wijzigen om het automatisch in elke nieuwe brief te laten opnemen. (Houd er rekening mee dat als u een oudere brief opent, deze wordt bijgewerkt naar de nieuwe set adressen. Om dat te voorkomen, is de documentsjabloon zo ingesteld dat de veldcode van de includeText wordt “ontkoppeld” als onderdeel van de eerste opslag.)
- Een voordelenhandleiding die nodig is om standaard, maar regelmatig bijgewerkte standaardinhoud op meerdere locaties op te nemen. Vergelijkbaar met het bovenstaande, werd de inhoud van de boilerplate bijgehouden in afzonderlijke documenten en gewijzigd door de autoriteit die ervoor verantwoordelijk was. In de secundaire arbeidsvoorwaarden zorgden de includeText-veldcodelinks ervoor dat de ingevoegde inhoud altijd up-to-date was. Deze benadering kan ook worden gebruikt voor clausules in contracten. (Zie hieronder voor waarschuwingen over het behouden van directe opmaak in de broninhoud.)
- Vaak benodigde gespecialiseerde inhoud werd gescheiden gehouden van standaard Word-documenten om consistentie te garanderen en fouten te voorkomen. Voor elk van een reeks publicaties moest een specifiek aangepaste inhoudsopgave worden gebruikt. Het TOC-veld om het te beheren omvatte schakelaars die niet beschikbaar waren via de normale dialoog van Word, en omvatte gespecialiseerde opmaak. Als zodanig was het complex en kon het gemakkelijk per ongeluk worden verknoeid door onervaren gebruikers. Ik zette het op in een document met inhoud en kopieerde vervolgens alleen de alinea met de TOC-veldcode om het op te slaan in een nieuw Word-document. Op zichzelf had dit document geen inhoud om een inhoudsopgave voor te maken, maar een includeText-link ernaar zou het binnenhalen om de gewenste inhoudsopgave te genereren met behulp van al zijn zorgvuldig gemaakte schakelaars. Een vergelijkbare benadering zou kunnen worden gebruikt voor standaardinhoud die is voorbereid door een vergelijkingseditor.
Bij elk van de bovenstaande moet u weten hoe Word de opmaak en het bijwerken van de inkomende inhoud zal beheren .
Als u Insert> Quick Parts> Field… gebruikt en de veldcode OpnemenTekst kiest, ziet u een velddialoog als volgt:
- De bestandsnaam of URL moet worden ingevoerd: als het brondocument zich in dezelfde map bevindt, is de bestandsnaam voldoende; anders moet u alle padinformatie opnemen die nodig is voor de gebruiker van Word om toegang te krijgen tot het bestand.
- De opmaakopties kunnen worden gebruikt om de hoofdletter in het inkomende document te overschrijven als u ooit voor dat (misschien “Hoofdletters” voor juridische zaken?) .
- De reeks veldopties is een beetje onduidelijk en voegt schakelaars toe aan de veldcode includeText (sommige zijn slecht gedocumenteerd).
- Standaard worden alle veldcodes in het brondocument in uw doeldocument geplaatst en daarin bijgewerkt. Dit is essentieel voor mijn voorbeeld 3, omdat de inkomende TOC-veldcode moet worden bijgewerkt om de kopinhoud van het doeldocument te gebruiken. Als een brondocument in mijn voorbeeld # 2 echter een SaveDate-veldcode zou bevatten om de datum van de laatste officiële wijziging van een beleid weer te geven, zou het resultaat de opslagdatum van uw target document. Om dit te voorkomen, zet u de optie “Voorkom dat velden worden bijgewerkt” aan. Dit zou een \! switch toevoegen aan de veldcode om het resultaat van de veldcode in de broncode te gebruiken document in plaats van het als veldcode in uw doeldocument op te nemen.
- Met de optie “Tekstconversie” kunt u de naam specificeren van een Microsoft-conversieprogramma dat moet worden gebruikt om de inkomende tekst te converteren. Als u inhoud opneemt uit een ander Word-document of als platte tekst, heeft u dit niet nodig. (Als dit niet het geval is, moet u dit onderzoeken om de codenaam voor de benodigde converter te vinden.)
- De andere 3 opties zijn zo gespecialiseerd dat ze geen uitleg rechtvaardigen in het verder nuttige ondersteuningspagina e over de includeText-veldcode!
- Als u de optie “Opmaak behouden tijdens updates” ingeschakeld laat (standaard), wordt de \ * MERGEFORMAT -schakelaar wordt toegevoegd aan de veldcode. Dit zorgt ervoor dat de opmaak die u in uw doeldocument toepast, de opmaak van het brondocument overschrijft. De sleutel hier is “directe” opmaak: als uw brondocument er een vetgedrukte rode zin in bevat – bijvoorbeeld om een nieuwe clausule te benadrukken – maar in uw doeldocument heeft u de inhoud geselecteerd om automatische kleur toe te passen en niet vet. Als deze optie is ingeschakeld, verliezen alle volgende updates de opmaak in toekomstige updates.
- Er is echter een “gotcha” bij het gebruik hiervan: als je een andere stijl toepast op de inkomende inhoud, wordt de \ * MERGEFORMAT switch zou elke directe opmaak van de bron behouden, maar het zou de stijl niet overschrijven. Als echter zowel bron als doel stijlen met dezelfde naam gebruiken, gebruikt de inhoud de stijldefinities voor het doeldocument (zoals het hoort).
Let op: dit is een onderwerp met een potentieel steile leercurve als u niet bekend bent met hoe veldcodes werken en hoe ze worden bijgewerkt in Word-documenten. Sommige functies werken iets anders in nieuwere versies van Word, dus als u van plan bent deze technieken te gebruiken, raad ik u aan het onderwerp zorgvuldig te onderzoeken voor uw versie van Word.
Hier is een voorbeeld van hoe een includeText-veldcode eruitzag zoals toen ik de opties “Hoofdletters” en “Voorkom dat velden worden bijgewerkt” uit het dialoogvenster Velden testte:
Merk op dat de bestandsnaam een absoluut pad bevat op mijn computer + de hierboven genoemde schakelaars.