Cel mai bun răspuns
Răspunsul lui Fergus este minunat dacă doriți ca textul să se afle într-o formă. Pentru a adăuga la aceasta, dacă doriți ca textul atașat să facă parte din corpul textului în sine și dacă intenționați să aveți un text relativ scurt (maximum două caractere), puteți utiliza și funcția „Închideți caractere” din „Font ”Bandă de instrumente:
Rezultatul încadrării„ Q ”, de exemplu, este după cum urmează:
Răspuns
Cum îl pot configura astfel încât să se modifice sau adăugările la un document Microsoft Word vor avea ca rezultat modificări automate la alt document Word înrudit?
După cum notează Russ Crowley, este posibil, dar poate să nu fie foarte practic dacă aveți o mulțime de conținut care trebuie sincronizat.
Acestea fiind spuse, există câteva motive foarte utile și practice pentru includerea textului legat în documente. Iată trei exemple pe care le-am folosit pentru clienți de-a lungul anilor.
- O companie cu mai multe sucursale a dorit să includă adrese mereu actualizate în antetul lor. Am configurat un document pentru a menține adresele sucursalei și apoi am inclus un link cu codul de câmp IncludeText către acesta în antetul primei pagini a șablonului lor de scrisoare corporativă. Când o adresă de sucursală s-a schimbat, ei ar putea să o schimbe în master pentru a o include automat în orice nouă literă. (Rețineți că deschiderea unei scrisori mai vechi o va actualiza la noul set de adrese, deci pentru a evita acest lucru, șablonul documentului a fost configurat pentru a „deconecta” codul de câmp IncludeText ca din salvarea inițială.)
- Un manual de beneficii necesar pentru a include conținut standard, dar actualizat periodic, în mai multe locații. Similar celor de mai sus, conținutul cazanului a fost menținut în documente separate și modificat de autoritatea responsabilă cu acesta. În cadrul manualului de beneficii, legăturile cu codul de câmp IncludeText s-au asigurat că conținutul inserat era întotdeauna actualizat. Această abordare ar putea fi utilizată și pentru clauze din contracte. (Consultați mai jos pentru avertismente privind păstrarea formatării directe în conținutul sursă.)
- Conținutul specializat necesar în mod obișnuit a fost păstrat separat de documentele Word standard pentru a asigura coerența și a evita erorile. Un cuprins specific personalizat trebuia utilizat pentru fiecare dintr-o serie de publicații. Câmpul TOC pentru gestionarea acestuia a inclus comutatoare indisponibile prin dialogul normal al Word și a inclus formatarea specializată. Ca atare, era complex și putea fi ușor deranjat din greșeală de către utilizatori neexperimentați. L-am configurat într-un document cu conținut, apoi am copiat doar paragraful codului de câmp TOC pentru al salva într-un nou document Word. În sine, acest document nu avea conținut pentru care să creeze un cuprins, dar un link IncludeText către acesta îl va aduce pentru a genera cuprinsul dorit folosind toate comutatoarele sale elaborate cu atenție. O abordare similară ar putea fi utilizată pentru conținutul cazanului pregătit de un editor de ecuații.
Cu oricare dintre cele de mai sus, trebuie să fiți conștienți de modul în care Word va gestiona formatarea și actualizarea conținutului primit. .
Dacă utilizați Insert> Quick Parts> Field … și alegeți codul de câmp IncludeText, veți vedea o casetă de dialog Field astfel:
- Numele fișierului sau adresa URL trebuie introduse: dacă documentul sursă se află în același folder, numele fișierului este suficient; în caz contrar, va trebui să includeți orice informație de cale va fi necesară pentru ca instanța Word a utilizatorului să acceseze fișierul.
- Opțiunile de formatare pot fi folosite pentru a suprascrie majuscula în documentul de intrare, dacă aveți vreodată nevoie pentru asta (poate „majuscule” pentru legal?) .
- Setul de Opțiuni de câmp este puțin obscur și va adăuga comutatoare la codul de câmp IncludeText (unele sunt slab documentate).
- În mod implicit, toate codurile de câmp din documentul sursă vor fi aduse în documentul țintă și actualizate în cadrul acestuia. Acest lucru este esențial pentru exemplul meu nr. 3, deoarece codul de câmp TOC de intrare va trebui actualizat pentru a utiliza conținutul titlului documentului țintă. Cu toate acestea, dacă un document sursă din exemplul meu nr. 2 ar include un cod de câmp SaveDate pentru a arăta data ultimei modificări oficiale a unei politici, rezultatul ar reflecta data salvării target document în schimb. Pentru a evita acest lucru, ați activa opțiunea „Preveniți actualizarea câmpurilor”. Aceasta ar adăuga un comutator \! la codul de câmp pentru a utiliza rezultatul al codului de câmp din sursă document în loc să îl includeți ca cod de câmp în documentul țintă.
- Opțiunea „Convertor de text” vă permite să specificați numele unui convertor Microsoft de utilizat pentru a converti textul primit. Dacă includeți conținut dintr-un alt document Word sau ca text simplu, nu veți avea nevoie de acest lucru. (În caz contrar, va trebui să cercetați acest lucru pentru a găsi numele de cod pentru convertorul necesar.)
- Celelalte 3 opțiuni sunt atât de specializate încât nu justifică nicio explicație în altfel util Microsoft suport pag e despre codul de câmp IncludeText!
- Dacă lăsați opțiunea „Păstrați formatarea în timpul actualizărilor” activată (implicit), Comutatorul \ * MERGEFORMAT va fi adăugat la codul de câmp. Acest lucru vă va asigura că formatarea pe care o aplicați în documentul țintă va înlocui formatarea din documentul sursă. Cheia aici este formatarea „directă”: dacă documentul sursă a inclus o propoziție roșie îngroșată în el – spuneți pentru a sublinia o clauză nouă – dar în documentul dvs. țintă ați selectat conținutul pentru a aplica culoarea automată și fără bold. Cu această opțiune activată, orice actualizări ulterioare ar pierde orice formatare în actualizările viitoare.
- Există totuși un „gotcha” prin utilizarea acestui lucru: dacă ați aplicat un stil diferit conținutului primit, \ * MERGEFORMAT switch ar păstra orice formatare directă de la sursă, dar nu ar suprascrie stilul. Cu toate acestea, dacă sursa și ținta utilizează aceleași stiluri denumite, conținutul va utiliza definițiile stilului pentru documentul țintă (așa cum ar trebui).
Atenție: Acesta este un subiect cu o curbă de învățare potențial abruptă dacă nu sunteți familiarizați cu modul în care funcționează codurile de câmp și cum sunt actualizate în documentele Word. Unele funcții funcționează ușor diferit în versiunile mai noi de Word, așadar, dacă intenționați să utilizați aceste tehnici, vă recomand să cercetați cu atenție subiectul pentru versiunea dvs. de Word.
Iată un exemplu de aspectul unui cod de câmp IncludeText ca atunci când am testat opțiunile „Majuscule” și „Împiedică actualizarea câmpurilor” din dialogul Câmpuri:
Rețineți că numele fișierului include o cale absolută pe computerul meu + comutatoarele menționate mai sus.