Meilleure réponse
La réponse de Fergus est excellente si vous souhaitez que le texte soit à lintérieur dune forme. Pour ajouter à cela, si vous voulez que le texte inclus fasse partie du corps du texte lui-même, et si vous avez lintention davoir un texte relativement court (maximum deux caractères), vous pouvez également utiliser la fonction «Encadrer les caractères» qui se trouve sur la «Police ”Bande de barre doutils:
Le résultat de linsertion de« Q », par exemple, est le suivant:
Réponse
Comment puis-je le configurer pour quil change ou des ajouts à un document Microsoft Word entraîneront des changements automatiques dans un autre document Word associé?
Comme le note Russ Crowley, cest possible, mais peut ne pas être très pratique si vous avez beaucoup de contenu à synchroniser.
Cela dit, il existe des raisons très utiles et pratiques pour inclure du texte lié dans des documents. Voici trois exemples que jai utilisés pour des clients au fil des ans.
- Une entreprise avec plusieurs succursales souhaitait inclure des adresses toujours à jour dans leur en-tête. Jai créé un document pour gérer les adresses des succursales, puis jai inclus un lien de code de champ IncludeText vers celui-ci dans len-tête de la première page de leur modèle de lettre dentreprise. Lorsquune adresse de succursale changeait, ils pouvaient alors simplement la changer dans le maître pour quelle soit automatiquement incluse dans toute nouvelle lettre. (Notez que louverture dune ancienne lettre la mettrait à jour avec le nouvel ensemble dadresses, donc pour éviter cela, le modèle de document a été configuré pour «dissocier» le code de champ IncludeText dans le cadre de la sauvegarde initiale.)
- Un manuel sur les avantages nécessaire pour inclure du contenu standard, mais régulièrement mis à jour à plusieurs endroits. À linstar de ce qui précède, le contenu standard a été conservé dans des documents séparés et modifié par lautorité responsable. Dans le manuel des avantages, les liens de code de champ IncludeText garantissaient que le contenu inséré était toujours à jour. Cette approche pourrait également être utilisée pour les clauses des contrats. (Voir ci-dessous pour les précautions concernant la conservation du formatage direct dans le contenu source.)
- Le contenu spécialisé généralement nécessaire a été séparé des documents Word standard pour assurer la cohérence et éviter les erreurs. Une table des matières spécifiquement personnalisée devait être utilisée pour chacune dune série de publications. Le champ Table des matières pour le gérer comprenait des commutateurs indisponibles dans la boîte de dialogue normale de Word et comprenait une mise en forme spécialisée. En tant que tel, il était complexe et pouvait facilement être gâché par inadvertance par des utilisateurs inexpérimentés. Je lai installé dans un document avec un contenu, puis jai copié uniquement le paragraphe de code de champ de la table des matières pour lenregistrer dans un nouveau document Word. En lui-même, ce document navait pas de contenu pour lequel créer une table des matières, mais un lien IncludeText vers celui-ci lamènerait à générer la table des matières souhaitée en utilisant tous ses commutateurs soigneusement conçus. Une approche similaire pourrait être utilisée pour le contenu standard préparé par un éditeur déquations.
Avec lun des éléments ci-dessus, vous devez savoir comment Word gérera le formatage et la mise à jour du contenu entrant .
Si vous utilisez Insertion> Parties rapides> Champ… et choisissez le code de champ InclureTexte, vous verrez une boîte de dialogue Champ comme celle-ci:
- Le nom de fichier ou lURL doit être entré: si le document source est dans le même dossier, le nom de fichier est suffisant; sinon, vous devrez inclure les informations de chemin daccès nécessaires à linstance de Word de lutilisateur pour accéder au fichier.
- Les options de format peuvent être utilisées pour remplacer la casse dans le document entrant si vous en avez besoin pour cela (peut-être «majuscule» pour légal?) .
- Lensemble des options de champ est un peu obscur et ajoutera des commutateurs à le code de champ IncludeText (certains sont mal documentés).
- Par défaut, tous les codes de champ du document source seront introduits dans votre document cible et mis à jour en son sein. Ceci est essentiel pour mon exemple n ° 3, car le code de champ TOC entrant devra être mis à jour pour utiliser le contenu de len-tête du document cible. Cependant, si un document source dans mon exemple n ° 2 devait inclure un code de champ SaveDate pour afficher la date de la dernière modification officielle dune politique, le résultat refléterait la date de sauvegarde de votre target à la place. Pour éviter cela, activez loption «Empêcher la mise à jour des champs». Cela ajouterait un commutateur \! au code de champ pour utiliser le résultat du code de champ dans la source document au lieu de linclure en tant que code de champ dans votre document cible.
- Loption «Convertisseur de texte» vous permet de spécifier le nom dun convertisseur Microsoft à utiliser pour convertir le texte entrant. Si vous incluez le contenu dun autre document Word ou sous forme de texte brut, vous nen aurez pas besoin. (Sinon, vous devrez faire des recherches pour trouver le nom de code du convertisseur nécessaire.)
- Les 3 autres options sont si spécialisées quelles ne justifient aucune explication dans page dassistance e à propos du code de champ IncludeText!
- Si vous laissez loption « Conserver la mise en forme pendant les mises à jour » activée (par défaut), le \ * MERGEFORMAT commutateur sera ajouté au code de champ. Cela garantira que la mise en forme que vous appliquez dans votre document cible remplacera la mise en forme du document source. La clé ici est le formatage «direct»: si votre document source contient une phrase rouge en gras – disons pour mettre en valeur une nouvelle clause – mais que dans votre document cible, vous avez sélectionné le contenu pour appliquer une couleur automatique et pas de gras. Avec cette option activée, toutes les mises à jour ultérieures perdraient toute mise en forme dans les futures mises à jour.
- Il y a cependant un «piège» à utiliser: si vous avez appliqué un style différent au contenu entrant, le \ * MERGEFORMAT switch conserverait tout formatage direct de la source, mais il ne remplacerait pas le style. Cependant, si la source et la cible utilisent les mêmes styles nommés, le contenu utilisera les définitions de style pour le document cible (comme il se doit).
Attention: Il sagit dun sujet avec une courbe dapprentissage potentiellement abrupte si vous ne connaissez pas le fonctionnement des codes de champ et leur mise à jour. dans les documents Word. Certaines fonctionnalités fonctionnent légèrement différemment dans les versions plus récentes de Word, donc si vous prévoyez dutiliser ces techniques, je vous recommande de rechercher attentivement le sujet pour votre version de Word.
Voici un exemple de ce à quoi ressemblait un code de champ IncludeText comme lorsque jai testé les options «Majuscules» et «Empêcher la mise à jour des champs» de la boîte de dialogue Champs:
Notez que le nom de fichier comprend un chemin absolu sur mon ordinateur + les commutateurs mentionnés ci-dessus.