Najlepsza odpowiedź
Odpowiedź Fergusa jest świetna, jeśli chcesz, aby tekst znalazł się wewnątrz kształtu. Aby to dodać, jeśli chcesz, aby zawarty tekst był częścią samej treści tekstu i jeśli zamierzasz mieć stosunkowo krótki tekst (maksymalnie dwa znaki), możesz również użyć funkcji „Dodaj znaki” znajdującej się w „Czcionka ”Pasek narzędzi:
Na przykład wynik ujęcia„ Q ”jest następujący:
Odpowiedź
Jak mogę to skonfigurować, żeby się zmieniło lub dodatki do jednego dokumentu Microsoft Word spowodują automatyczne zmiany w innym pokrewnym dokumencie Word?
Jak zauważa Russ Crowley, jest to możliwe, ale może nie być zbyt praktyczne, jeśli masz dużo zawartość do zsynchronizowania.
Mimo to istnieje kilka bardzo przydatnych i praktycznych powodów, dla których warto umieszczać linkowany tekst w dokumentach. Oto trzy przykłady, z których korzystałem przez lata w odniesieniu do klientów.
- Firma z kilkoma oddziałami chciała uwzględniać zawsze aktualne adresy w ich papierze firmowym. Skonfigurowałem dokument, aby zachować adresy oddziałów, a następnie umieściłem łącze z kodem pola IncludeText do niego w nagłówku pierwszej strony szablonu listu firmowego. Gdy zmienił się adres oddziału, mogli po prostu zmienić go w module głównym, aby był automatycznie dołączany do każdej nowej litery. (Zauważ, że otwarcie starszej litery zaktualizowałoby ją do nowego zestawu adresów, więc aby tego uniknąć, w szablonie dokumentu ustawiono „odłączanie” kodu pola IncludeText jako części początkowego zapisu).
- Podręcznik korzyści wymagał uwzględnienia standardowej, ale regularnie aktualizowanej zawartości schematu w wielu lokalizacjach. Podobnie jak powyżej, szablonowa treść była utrzymywana w oddzielnych dokumentach i modyfikowana przez odpowiedzialny za nią organ. W podręczniku korzyści linki do kodu pola IncludeText zapewniały, że wstawiana treść była zawsze aktualna. Podejście to można również zastosować w przypadku klauzul w umowach. (poniżej znajdują się ostrzeżenia dotyczące zachowania bezpośredniego formatowania w treści źródłowej).
- Często potrzebna specjalistyczna zawartość została oddzielona od standardowych dokumentów Word, aby zapewnić spójność i uniknąć błędów. Dla każdej serii publikacji trzeba było używać specjalnie dostosowanych spisów treści. Pole spisu treści do zarządzania nim zawierało przełączniki niedostępne w normalnym oknie dialogowym programu Word i zawierało specjalistyczne formatowanie. W związku z tym był złożony i niedoświadczony użytkownik mógł go łatwo zepsuć. Ustawiłem go w dokumencie z zawartością, a następnie skopiowałem tylko akapit kodu pola spisu treści, aby zapisać go w nowym dokumencie programu Word. Dokument ten sam w sobie nie zawierał treści, dla których można by utworzyć spis treści, ale łącze IncludeText do niego doprowadziłoby go do wygenerowania żądanego spisu treści przy użyciu wszystkich starannie wykonanych przełączników. Podobnego podejścia można by użyć w przypadku standardowych treści przygotowanych przez edytor równań.
W przypadku każdego z powyższych musisz wiedzieć, w jaki sposób Word będzie zarządzał formatowaniem i aktualizacją przychodzącej treści .
Jeśli użyjesz Insert> Quick Parts> Field… i wybierzesz kod pola IncludeText, zobaczysz okno dialogowe Field, takie jak to:
- Należy wprowadzić nazwę pliku lub adres URL: jeśli dokument źródłowy znajduje się w tym samym folderze, wystarczy podać nazwę pliku; w przeciwnym razie będziesz musiał dołączyć wszelkie informacje o ścieżce, które będą niezbędne, aby wystąpienie programu Word użytkownika mogło uzyskać dostęp do pliku.
- Opcje formatu mogą być użyte do zastąpienia wielkości liter w przychodzącym dokumencie, jeśli kiedykolwiek zajdzie taka potrzeba w tym celu (być może „Wielkie litery” w przypadku przepisów prawnych?) .
- Zestaw opcji pola jest nieco niejasny i doda przełączniki do kod pola IncludeText (niektóre są słabo udokumentowane).
- Domyślnie wszystkie kody pól w dokumencie źródłowym zostaną przeniesione do dokumentu docelowego i zaktualizowane w nim. Jest to niezbędne w moim przykładzie nr 3, ponieważ przychodzący kod pola spisu treści będzie musiał zostać zaktualizowany, aby używał zawartości nagłówka dokumentu docelowego. Jeśli jednak dokument źródłowy w moim przykładzie nr 2 miałby zawierać kod pola SaveDate, aby pokazać datę ostatniej oficjalnej zmiany w zasadach, wynik odzwierciedlałby datę zapisania target zamiast dokumentu. Aby tego uniknąć, należy włączyć opcję „Zapobiegaj aktualizowaniu pól”. Spowoduje to dodanie \! przełącznika do kodu pola w celu użycia wyniku kodu pola w źródle dokument zamiast umieszczać go jako kod pola w dokumencie docelowym.
- Opcja „Konwerter tekstu” umożliwia określenie nazwy konwertera firmy Microsoft, który ma zostać użyty do konwersji przychodzącego tekstu. Jeśli dołączasz zawartość z innego dokumentu programu Word lub jako zwykły tekst, nie będziesz tego potrzebować. (Jeśli nie, będziesz musiał to zbadać, aby znaleźć nazwę kodową niezbędnego konwertera.)
- Pozostałe 3 opcje są tak wyspecjalizowane, że nie dają żadnego wyjaśnienia w pomocnych w inny sposób rozwiązaniach firmy Microsoft strona pomocy e o kodzie pola IncludeText!
- Jeśli pozostawisz włączoną opcję „Zachowaj formatowanie podczas aktualizacji” (ustawienie domyślne), \ * MERGEFORMAT zostanie dodany do kodu pola. Zapewni to, że formatowanie zastosowane w dokumencie docelowym zastąpi formatowanie z dokumentu źródłowego. Kluczem jest tutaj „bezpośrednie” formatowanie: jeśli dokument źródłowy zawierał pogrubione, czerwone zdanie – powiedzmy, aby podkreślić nową klauzulę – ale w dokumencie docelowym wybrałeś treść, aby zastosować automatyczny kolor i bez pogrubienia. Gdy ta opcja jest włączona, wszelkie kolejne aktualizacje stracą formatowanie w przyszłych aktualizacjach.
- Jest jednak pewien problem z używaniem tej opcji: jeśli zastosujesz inny styl do przychodzącej zawartości, \ * MERGEFORMAT przełącznik zachowałby bezpośrednie formatowanie ze źródła, ale nie przesłaniałby stylu. Jeśli jednak zarówno źródłowy, jak i docelowy używają tych samych nazwanych stylów, treść będzie używać definicji stylów dla dokumentu docelowego (tak, jak powinna).
Uwaga: jest to temat z potencjalnie stromą krzywą uczenia się, jeśli nie wiesz, jak działają kody pól i jak są aktualizowane w dokumentach Word. Niektóre funkcje działają nieco inaczej w nowszych wersjach programu Word, więc jeśli planujesz skorzystać z tych technik, zalecamy dokładne zapoznanie się z tematem dla Twojej wersji programu Word.
Oto przykład tego, jak wyglądał kod pola IncludeText jak wtedy, gdy testowałem opcje „Wielkie litery” i „Zapobiegaj aktualizowaniu pól” w oknie dialogowym Pola:
Zwróć uwagę, że nazwa pliku zawiera bezwzględną ścieżkę na moim komputerze + wymienione powyżej przełączniki.