Bästa svaret
Fergus svar är bra om du vill att texten ska vara i en form. Om du vill lägga till detta, om du vill att den bifogade texten ska vara en del av själva texttexten och om du tänker ha relativt kort text (högst två tecken), kan du också använda funktionen ”Bifoga tecken” som finns på ”Font ”Verktygsremsremsa:
Resultatet av att till exempel” Q ”är följande:
Svar
Hur kan jag ställa in det så att det ändras eller tillägg till ett Microsoft Word-dokument kommer att resultera i automatiska ändringar av ett annat relaterat Word-dokument?
Som Russ Crowley konstaterar är det möjligt, men kanske inte särskilt praktiskt om du har mycket innehåll som ska synkroniseras.
Som sagt, det finns några mycket användbara och praktiska skäl för att inkludera länkad text i dokument. Här är tre exempel som jag har använt för klienter genom åren.
- Ett företag med flera filialer vill ha alltid uppdaterade adresser i deras brevhuvud. Jag skapade ett dokument för att underhålla filialadresserna och inkluderade sedan en IncludeText-fältkodslänk till den i första sidhuvudet i deras företags brevmall. När en filialadress ändrades kunde de bara ändra den i mastern för att få den automatiskt inkluderad i alla nya bokstäver. (Observera att om du öppnar en äldre bokstav skulle den uppdateras till den nya uppsättningen adresser, så för att undvika att dokumentmallen var inställd på att ”avlänka” fältkoden IncludeText som del av den ursprungliga sparningen.)
- En fördelarhandbok som behövs för att inkludera standard men regelbundet uppdaterat pannplattans innehåll på flera platser. I likhet med ovanstående har pannans innehåll hållits i separata dokument och modifierats av den myndighet som ansvarar för det. Inom fördelarhandboken såg IncludeText-fältkodslänkar till att det infogade innehållet alltid var uppdaterat. Detta tillvägagångssätt kan också användas för klausuler i kontrakt. (Se nedan för varningar om att behålla direktformatering inom källinnehållet.)
- Vanligt behov specialiserat innehåll hålls åtskilt från vanliga Word-dokument för att säkerställa konsekvens och undvika fel. En specifikt anpassad innehållsförteckning behövde användas för var och en av en serie publikationer. TOC-fältet för att hantera det inkluderade växlar som inte var tillgängliga via Words vanliga dialog och inkluderade specialformatering. Som sådan var det komplicerat och det kunde lätt bli trasslat av misstag av oerfarna användare. Jag ställde upp det i ett dokument med innehåll och kopierade sedan bara avsnittet TOC-fältkod för att spara det i ett nytt Word-dokument. I sig själv hade detta dokument inget innehåll att skapa en innehållsförteckning för, men en IncludeText-länk till det skulle ta med det för att skapa önskad innehållsförteckning med alla dess noggrant utformade växlar. Ett liknande tillvägagångssätt kan användas för pannans innehåll som utarbetats av en ekvationsredigerare.
Med något av ovanstående måste du vara medveten om hur Word hanterar formatering och uppdatering av det inkommande innehållet .
Om du använder Infoga> Snabbdelar> Fält … och väljer fältkoden IncludeText visas en fältdialog så här:
- Filnamnet eller URL: en måste anges: om källdokumentet ligger i samma mapp är filnamnet tillräckligt. annars måste du inkludera vilken sökinformation som behövs för att användaren ska få Word för att komma åt filen.
- Formatalternativen kan användas för att åsidosätta fallet i det inkommande dokumentet om du någonsin behöver för det (kanske ”Uppercase” för legal?) .
- Uppsättningen av fältalternativ är lite obskyra och kommer att lägga till växlar till fältkoden IncludeText (vissa är dåligt dokumenterade).
- Som standard kommer alla fältkoder i källedokumentet att tas med i ditt måldokument och uppdateras inom det. Detta är viktigt för mitt exempel # 3, eftersom den inkommande TOC-fältkoden måste uppdateras för att använda måldokumentets rubrikinnehåll. Om ett källdokument i mitt exempel nr 2 skulle innehålla en SaveDate-fältkod för att visa datumet för den senaste officiella ändringen av en policy, skulle resultatet återspegla spara datum för din target dokument istället. För att undvika detta skulle du aktivera alternativet ”Förhindra att fält uppdateras”. Detta skulle lägga till en \! växel till fältkoden för att använda resultatet av fältkoden i källan dokument istället för att inkludera det som en fältkod i ditt måldokument.
- Med alternativet ”Textkonverterare” kan du ange namnet på en Microsoft-omvandlare som ska användas för att konvertera inkommande text. Om du inkluderar innehåll från ett annat Word-dokument eller som vanlig text behöver du inte detta. (Om inte, måste du undersöka detta för att hitta kodnamnet för den nödvändiga omvandlaren.)
- De andra 3 alternativen är så specialiserade att de inte motiverar någon förklaring i Microsofts annars användbara stödsida e om fältkoden IncludeText!
- Om du låter alternativet ”Bevara formatering under uppdateringar” vara aktiverat (standard), är \ * MERGEFORMAT -omkopplare läggs till i fältkoden. Detta säkerställer att formatering som du använder i ditt måldokument åsidosätter formatering från källedokumentet. Nyckeln här är ”direkt” formatering: om ditt källdokument innehöll en fet röd mening i det – säg för att betona en ny klausul – men i ditt måldokument valde du innehållet för att tillämpa automatisk färg och inte fetstil. När det här alternativet är aktiverat kommer alla efterföljande uppdateringar att förlora all formatering i framtida uppdateringar.
- Det finns dock en ”gotcha” med att använda detta: om du använde en annan stil på det inkommande innehållet, \ * MERGEFORMAT switch skulle hålla någon formatering direkt från källan, men den skulle inte åsidosätta stilen. Men om både källa och mål använder samma namngivna stilar, använder innehållet stildefinitionerna för måldokumentet (som det borde).
Varning: Detta är ett ämne med en potentiellt brant inlärningskurva om du inte känner till hur fältkoder fungerar och hur de uppdateras i Word-dokument. Vissa funktioner fungerar lite annorlunda i nyare versioner av Word, så om du planerar att använda dessa tekniker rekommenderar jag att du undersöker ämnet noggrant för din version av Word.
Här är ett exempel på vad en IncludeText-fältkod såg ut som när jag testade alternativen “Uppercase” och “Prevent field are being updated” från fältet Dialog:
Observera att filnamnet innehåller en absolut sökväg på min dator + omkopplarna som nämns ovan.